首先启用Outlook中Copilot侧边栏，登录支持的账户后点击光晕图标激活；接着在输入框提供提示语生成邮件初稿并插入正文；然后选中段落使用“改写”功能优化语气；最后通过补充指令添加专业术语或个性化内容完成润色。

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如果您在撰写邮件时希望提升效率并优化表达，Microsoft Copilot 提供了侧边栏辅助功能，帮助您快速生成内容、调整语气和优化措辞。以下是使用该功能的具体操作方法：

一、启用侧边栏中的Copilot功能

此步骤的目的是激活 Microsoft Copilot 的侧边栏界面，使其能够在您编写邮件时实时提供写作建议。确保您已登录支持Copilot的Microsoft 365账户，并且使用的客户端版本支持该功能。

1、打开 Outlook 桌面客户端或网页版，并进入新邮件撰写界面。

2、在编辑器右侧查找 Copilot 图标（通常为一朵光晕图案），点击以展开侧边栏。

3、确认侧边栏标题显示“Copilot”，若未出现，请检查账户权限与应用更新状态。

二、利用侧边栏生成邮件初稿

通过输入简要提示，Copilot 可基于上下文自动生成结构完整、语气恰当的邮件草稿，减少手动输入时间。建议提供清晰的任务指令以获得更精准的输出。

1、在侧边栏的输入框中键入如“写一封催促项目进度的礼貌邮件”之类的提示语。

2、按下回车或点击“生成”按钮，等待 Copilot 返回建议内容。

3、查看生成的邮件正文，如满意则点击“插入”将其添加到主编辑区。

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三、优化现有邮件内容

当您已有部分内容但希望改进语言风格或缩短篇幅时，可使用 Copilot 的改写功能进行润色。该功能支持多种语气切换，例如正式、简洁或友好。

1、选中邮件中需要优化的段落文本。

2、在侧边栏中选择“改写”选项，并从下拉菜单中选择目标语气类型。

3、预览修改结果，确认无误后点击“替换”完成更新。

四、添加专业术语与个性化表达

针对特定行业或收件人身份，Copilot 可协助融入合适的专业词汇和称呼方式，提高邮件的专业度。需确保上下文信息充分以便生成准确表述。

1、在侧边栏提示框中输入类似“用商务口吻补充一段关于合同延期的原因说明”。

2、Copilot 将根据当前邮件主题生成符合语境的扩展内容。

3、审阅生成文本是否贴合实际情况，避免信息偏差。

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